Démarche participative Campus Santé

Dans le cadre du projet Campus Santé, IDEE 21 a déployé un large processus de concertation auprès des étudiant.e.s et salarié.e.s HESAV-HETSL, dont les objectifs principaux étaient:

• Définir les besoins pour les aménagements du futur bâtiment HESAV: typologie d’espaces, équipements, ambiances
• Impulser l’évolution des modes de travail pour favoriser les échanges, les synergies et l’innovation
• Faciliter l’émergence d’une culture participative au sein de la communauté HESAV-HETSL

La démarche proposée s’inscrit sur le temps long, et son suivi appelle à une coordination étroite avec l’ensemble des parties prenantes. A ce titre, un Groupe de résonance (groupe de suivi) a été mis en place, composé de représentant.e.s de la communauté HESAV-HETSL. Consulté lors de tous les temps forts de la démarche, le Groupe de résonance garantit sa cohérence, propose des ajustements, et constitue un relais de mobilisation essentiel.

 

Première phase : définition des aménagements intérieurs du futur bâtiment

Les travaux sur les aménagements intérieurs ont pris la forme d’une démarche participative assurant la récolte de données à une échelle fine, ainsi que des temps d’aide à la décision pour accompagner l’intégration des propositions des participant.e.s dans le projet de futur bâtiment. Les méthodes mobilisées incluent :

• Une première étape de diagnostic via un questionnaire en ligne sur les usages actuels dans les locaux et les attentes pour le futur bâtiment
• L’approfondissement des réponses au questionnaire par des focus groups
• L’organisation de séances d’arbitrage avec la Direction et la maîtrise d’ouvrage pour la traduction concrète des propositions

Mais cette consultation aura aussi fait apparaître une volonté partagée de faire évoluer les modes de travail et de développer une culture participative au sein de l’Ecole. Ces défis émergents ont poussé la Direction à poursuivre sa collaboration avec IDEE 21, et à s’engager dans une seconde phase de la démarche participative.

Points forts 1ère phase :

• Mobilisation à grande échelle des étudiant.e.s et collaborteur.trice.s : 466 questionnaires récoltés et analysés, 5 focus groups réunissant 33 participant.e.s organisés et retranscrits
• Suivi poussé de l’intégration des résultats du processus participatif au projet architectural : la démarche a fait évoluer les plans du futur bâtiment et a permis la création de nouveaux types d’espaces

 

Phase intermédiaire : co-construction d’une stratégie pour la démarche participative sur les espaces de travail

Pour répondre au mieux aux besoins de la communauté HESAV-HETSL, la deuxième phase de la démarche a été co-construite avec ses représentant.e.s. Lors de trois ateliers, trois itérations successives de la stratégie pour la deuxième phase ont été discutées. Les méthodologies employées ont permis aux participant.e.s de construire une représentation commune de la culture participative qu’ils et elles souhaitaient voir émerger à HESAV, de partager leurs craintes et leur attentes concernant la deuxième phase, et de travailler collectivement à la consolidation de la méthodologie et du calendrier proposés. Lors des ateliers, une attention particulière a notamment été portée aux expertises de chacun.e afin de favoriser la circulation de l’information et l’identification des verrous à débloquer à chaque étape de la démarche

Points forts phase intermédiaire :

• Co-construction d’une démarche participative par ses parties prenantes
• Approche itérative et participative favorisant la conception de solutions au plus près des besoins de chacun.e
• Démonstration « par l’exemple » de l’efficacité des outils de l’intelligence collective

 

Phase 2 : comment veut-on travailler ensemble sur le futur Campus Santé ?

La deuxième phase de la démarche a été déployée dès 2022 et se concentre sur la question « Comment veut-on travailler sur le Campus HESAV ?». Face à la complexité de cette question et des différents enjeux qu’elle soulève, IDEE 21 a proposé un premier temps fort participatif rassembleur et ambitieux : le forum ouvert HESAV. Le forum ouvert est une méthodologie basée sur l’intelligence collective qui permet de structurer les échanges entre un grand nombre de personnes, et d’aborder des thèmes au plus près des préoccupations des participant‧e‧s, puisque les sujets traités émergent directement des propositions du public.

Le forum ouvert HESAV a rassemblé plus de 70 personness issues du personnel administratif, d’enseignement ou de recherche. Plus de 80 sujets ont été proposés par les participant.e.s, puis regroupés en 9 ateliers thématiques, traités lors de 3 sessions de travail successives.

A l’issue du forum, un.e rapporteur.trice a présenté une synthèse orale et graphique des discussion tenues lors de chacun des 9 ateliers. Ces résultats ont été traités par IDEE 21 pour définir une liste de thématiques priorisée par les participant.e.s et soumise à l’arbitrage de la Direction de l’institution.

Les travaux issus du forum ont ainsi permis d’identifier précisément les enjeux qui préoccupent la communauté et sur lesquels elle est désireuse de travailler, et constituent à ce titre une base solide pour la conception et la mise en œuvre des étapes ultérieures de la deuxième phase de la démarche participative Campus HESAV.

Points forts 2è phase :

• Adaptation de la méthodologie du forum ouvert aux enjeux et contraintes spécifiques à HESAV
• Démarche participative dont les objets mis en discussion sont définis par les apports d’expertise des participant.e.s eux-mêmes